Notariatssoftware ist aus modernen Notariaten nicht mehr wegzudenken. Sie bildet das Herzstück des täglichen Arbeitens und bietet zahlreiche Funktionen wie die Erstellung von Akten, Briefen und Entwürfen sowie die Verwaltung von Kontakten und Terminen. Wenn sie richtig eingerichtet, eingesetzt und gepflegt wird, kann sie Zeit und Geld sparen und die Arbeitsabläufe vereinfachen. Doch trotz ihrer vielfältigen Funktionen wird die Software in vielen Notariaten nicht optimal genutzt. Dies liegt häufig an drei Fehlern, die bei der Nutzung der Software immer wieder auftreten. In unserer Beratungspraxis sind uns diese immer wieder begegnet:
- Status Quo als gegeben hinnehmen.
- Unzureichende Weitergabe von Wissen
- Wenig Fragen stellen.
Status Quo der Notariatssoftware als gegeben hinnehmen.
Der erste Fehler besteht darin, dass der Status Quo als gegeben hingenommen wird. Obwohl die Digitalisierung auch in den Notariatsalltag Einzug hält, laufen viele Abläufe nach wie vor sehr analog. Eine Weiterentwicklung wird so manches Mal dem einzelnen Notariat überlassen. Dies kann dazu führen, dass das Notariat schnell den Anschluss verliert und es immer schwerer wird, mit digitalen Veränderungen umzugehen. Die Basis für eine erfolgreiche Digitalisierung bildet die Notariatssoftware. Sie muss daher weiterentwickelt und optimal genutzt werden. Dabei müssen Sie sich unter anderem folgende Fragen stellen:
- Welche Aufgaben laufen im Notariat derzeit noch analog und können mithilfe der existierenden Software digitalisiert werden?
- Wie können repetitive Aufgaben automatisiert werden?
Die Notariatssoftware wird nicht fertig individualisiert geliefert und bietet je nach Entwicklungshaus mehr oder weniger viele Einstellungs- und Nutzungsmöglichkeiten. Diese müssen unbedingt wahrgenommen werden, um den vollen Nutzen aus der Software zu ziehen. Um den digitalen Veränderungen selbstbewusst zu begegnen, braucht es Personen im Notariat, die Lust haben, die Notariatssoftware auszuprobieren und die Einrichtung der Software voranzutreiben.
Unzureichende Wissensvermittlung
Der zweite Fehler besteht darin, dass Wissen nicht adäquat weitergegeben wird. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen in die Notariatssoftware erfolgt oft nebenbei. Dabei wird selektiertes Wissen weitergegeben, das möglicherweise nicht mehr aktuell ist. Dies kann dazu führen, dass Mitarbeiter:innen bei der Nutzung der Software nicht alle Möglichkeiten ausschöpfen und somit nicht effizient arbeiten können. Um dies zu vermeiden, sollten Schulungen und Trainings angeboten werden. Diese müssen allen Mitarbeiter:innen die notwendigen Kenntnisse vermitteln, um die Software optimal nutzen zu können. Denn es ist auch wichtig, regelmäßig Updates und Neuerungen der Software zu kommunizieren, damit alle Mitarbeiter:innen auf dem aktuellen Stand bleiben.
Wenig Fragen stellen
Der dritte Fehler besteht darin, keine Fragen zu stellen. Dieser Fehler hängt eng mit dem zuvor genannten ersten Fehler zusammen. Indem man Fragen stellt, können User bei der Nutzung von Software einen erheblichen Mehrwert erzielen. Es hilft niemandem, einfach das bestehende System hinzunehmen. Stattdessen sollten Sie neugierig sein und herausfinden, welche Funktionen und Anwendungen die aktuelle Notariatssoftware noch bietet.
Es gibt viele Möglichkeiten, um einen Austausch zu fördern. Dies kann intern mit Kolleginnen und Kollegen erfolgen. Sie können aber auch externe Quellen nutzen, wie zum Beispiel Online-Foren oder -Gruppen, die sich gegenseitig helfen. Diese sind sogar software-spezifisch zu finden. Sie können auch den Support des Software-Herstellers kontaktieren, um möglicherweise an einer Art Fragestunde teilzunehmen. Es gibt viele Möglichkeiten des Austauschs, von denen sowohl Sie selbst als auch Ihr Gesprächspartner profitieren können. Wie man schon in der Schule gelernt hat: „Es gibt keine dummen Fragen“.
Wenn Sie nach Anregungen suchen, wie Sie Ihre Notariatssoftware weiterentwickeln können, kontaktieren Sie uns. Wir sind Expert:innen für TriNotar. In diesem Bereich bieten wir mit unserer Akademie auch passende digitale Schulungsprogramme für TriNotar an.