Es gibt Situationen im Berufsleben, in denen wir alle irgendwann einmal die oder der Neue sind. Egal, ob wir gerade unsere Ausbildung beginnen, zu einer anderen Kanzlei wechseln oder als Quereinsteiger:in ins Notariat kommen. Die Einarbeitungszeit ist dabei von entscheidender Bedeutung. Ein Bereich, dem wir in diesem Blogbeitrag besondere Aufmerksamkeit schenken möchten, ist die Software. Durch die fortschreitende Digitalisierung und den elektronischen Rechtsverkehr ist sie mittlerweile das Herzstück von Kanzleien und Notariaten geworden. Hier sind fünf konkrete Tipps, wie Sie sich am besten in eine Ihnen unbekannte Kanzlei-Software einarbeiten können.
1. Nehmen Sie sich Zeit.
Sie kennen sicherlich die Situation: Sie lernen etwas auswendig und können es fehlerfrei wiedergeben. Doch nach ein paar Tagen ist vieles des Gelernten vergessen. Der Grund dafür: es ist nicht ins Langzeitgedächtnis weitergegeben worden. Unser Gehirn kann nicht alles, was wir sehen und hören, direkt dauerhaft speichern. Es selektiert. Neue Informationen wandern zunächst ins Kurzzeitgedächtnis. Im Schlaf wird dann sortiert, welche Auswahl ins Langzeitgedächtnis übertragen wird. Eine einmalige Schulung oder Erklärung der Software reicht daher oft nicht aus. Denn wie viele von uns bereits erfahren haben, bleibt nach solchen Schulungen meist nur das, was wir uns notiert haben. Besser ist eine thematische Aufteilung und das Lernen über einen längeren Zeitraum. Durch schrittweises Lernen und Wiederholungen können wir besser steuern, was ins Langzeitgedächtnis übergeht. Online-Kurse können dabei eine gute Möglichkeit bieten. Dort können Sie in Ihrem eigenen Tempo vorgehen und die Inhalte bestenfalls mehrmals ansehen oder nachlesen. Dies hat insbesondere beim Erlernen der Notariatssoftware Vorteile, da Sie nicht alle Funktionen sofort beherrschen müssen. Es bietet sich eventuell die Möglichkeit, bestimmte Module bei Bedarf online zu wiederholen.
2. Raus aus der Theorie und rein in die Praxis.
Theoretische Grundlagen sind wichtig, aber Sie werden nur dann erfolgreich mit der neuen Software sein, wenn Sie sie auch anwenden. Daher sollten Sie Ihr Wissen so schnell wie möglich in die Praxis umsetzen. Vielleicht gibt Ihnen die Schulung direkt Anregungen für praxisnahe Übungen? Andernfalls können Sie sich selbst passende Fragestellungen ausdenken oder Kolleg:innen nach konkreten Aufgaben fragen. Übung macht den Meister. Drei häufige Fehler beim Umgang mit der Notariatssoftware haben wir in einem extra Artikel für Sie zusammengetragen.
3. Einfach mal machen.
Haben Sie keine Angst, etwas auszuprobieren. Wenn Sie über theoretisches Wissen verfügen, sollten Sie es einfach einmal ausprobieren. Erstellen Sie Testakten, führen Sie Testvorgänge durch und erstellen Sie Testpersonen in Ihrer Notariatssoftware. Auf diese Weise können Sie viele Funktionen durchlaufen, ohne Angst haben zu müssen, etwas falsch zu machen. Generell ist die „Angst vor der Software“ immer hinderlich. Denn oft gibt es viele Teilbereiche zu entdecken, die Ihnen sonst verborgen bleiben würden. Also trauen Sie sich. Und wenn Sie Bedenken haben, fragen Sie Ihre Kolleg:innen um Rat.
4. Nutzen Sie den richtigen Zeitpunkt.
Für ein gutes Lernumfeld benötigen Sie Ruhe und Konzentration. Planen Sie daher Ihre Lernzeiten in Ihren Alltag ein. Beantworten Sie sich dafür im Voraus folgende Fragen:
- Wann haben Sie Zeit, ohne Termindruck zu lernen?
- Sind Sie eher ein Früh- oder Abendmensch?
- Gibt es vielleicht bestimmte Zeiten im Büro, die sich besonders dafür eignen?
Sobald Sie Ihre Zeiten festgelegt haben und mit dem Lernen beginnen möchten, sorgen Sie dafür, dass Sie während dieses Zeitfensters nicht unterbrochen werden. Schalten Sie Störfaktoren aus. Studien haben gezeigt, dass Menschen nach einer Unterbrechung durchschnittlich etwa 20 Minuten benötigen, um wieder so tief in das Thema einzutauchen wie vor der Ablenkung. Ein besonderer Tipp dazu: Schalten Sie Ihr Handy aus oder legen es in einen anderen Raum.
5. Suchen Sie den Austausch.
Gelerntes bleibt im menschlichen Gehirn besser haften, wenn wir mit anderen darüber sprechen. Suchen Sie sich daher Gleichgesinnte. Haben Sie vielleicht Kolleg:innen, die sich gerade in einer ähnlichen Situation befinden? Bietet die Schulung ein entsprechendes Format? Es gibt auch Online-Foren und -Gruppen, in denen Sie sich austauschen können. Wichtig ist dabei auch, keine Angst zu haben, Fragen zu stellen. Durch das Stellen von Fragen lernen Sie im Zweifel nicht nur selbst, sondern auch diejenigen, die bei der Suche nach einer geeigneten Antwort helfen.
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